Fuhrparkoptimierung

Rund 59 Mil­lio­nen Kraft­fahr­zeu­ge (Kfz) sind in Deutsch­land Anfang 2021 lt. Bun­des­kraft­fahrt­amt zuge­las­sen. Rund 48 Mil­lio­nen sind davon PKW, von die­sen ca. 11 %, also 5 Mil­lio­nen, einen gewerb­li­chen Hal­ter besit­zen. Die­se 5 Mil­lio­nen Fir­men­wa­gen und die ca. 10 Mil­lio­nen Nutz­fahr­zeu­gen sind gemeint, wenn wir über Fuhr­par­kop­ti­mie­rung sprechen.

Kostenbereich Fuhrpark

Mit einem intel­li­gen­ten, auf Ihren Fuhr­park zuge­schnit­te­nen Fuhr­park­ma­nage­ment sen­ken Sie Ihre Fuhr­park- und Betriebs­kos­ten und erhö­hen die Effi­zi­enz. Und das mit einer rein erfolgs­ab­hän­gi­gen Vergütung.

Was meinen wir mit Fuhrparkoptimierung?

In der Ver­gan­gen­heit haben sich Opti­mie­rungs­pro­jek­te der Fahr­zeug­flot­te zumeist den Kos­ten des Fuhr­parks gewid­met. Auf­wen­dun­gen für Dienst­wa­gen bil­den einen bedeu­ten­den und ste­tig wach­sen­den Kos­ten­block in Unter­neh­men. Dies ist auch nach wie vor einer der wich­tigs­ten Zie­le der Fuhr­par­kop­ti­mie­rung. Es ist jedoch in jüngs­ter Zeit ein wei­te­res Ziel hin­zu­ge­kom­men: Die Aus­rich­tung der indi­vi­du­el­len Mobi­li­tät auf die Zukunft, sprich auf intel­li­gen­tes zukunfts­fä­hi­ges Mobi­li­täts­ma­nage­ment und ins­be­son­de­re auf E‑Mo­bi­li­tät-Lösun­gen.

Die Fra­ge­stel­lung moder­ner Unter­neh­men im Bereich des Flot­ten­ma­nage­ments lau­tet eher, wie man den Chan­ge-Pro­zess zu einer moder­nen Mobi­li­tät hin­führt und gestal­tet – und wie man die­sen finan­ziert. Hier­zu zie­hen immer mehr Unter­neh­men Fach­leu­te aus dem Bereich Fuhr­park­be­ra­tung zu Rate. Denn die Mög­lich­keit hier stra­te­gi­sche Feh­ler zu bege­hen ist hoch und die Kon­se­quen­zen kön­nen teu­er sein.

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Fuhr­par­kop­ti­mie­rung – die cos­t­con­sult Vorgehensweise

Fuhr­park­kos­ten zu sen­ken, das ist die eine, die Mobi­li­tät zukunfts­fä­hig zu gestal­ten, das ist die ande­re Her­aus­for­de­rung. Aber der Fuhr­park hält neben Fra­gen zum The­ma Fuhr­park­recht noch eine wei­te­re, oft unter­schätz­te Her­aus­for­de­rung für die Fuhr­par­kop­ti­mie­ren­den bereit. Kein Bereich der Sekun­där­kos­ten liegt in einem der­art emo­tio­na­len Mei­nungs­feld wie der Fuhr­park. Oft­mals ist das Fuhr­park­ma­nage­ment in der Per­so­nal­ab­tei­lung ange­sie­delt. Das allei­ne zeigt schon die beson­de­re Posi­ti­on, die der Fuhr­park im Rah­men der Gemein­kos­ten in sich trägt.

Flot­ten­fahr­zeu­ge sind mehr als nur Mobi­li­tät im Unter­neh­men. Die Fahr­zeu­ge sind Teil des Gehal­tes, Sta­tus-Sym­bols, Äuße­rung des Life­styles und des Aus­drucks per­sön­li­cher Vor­lie­ben. Die Per­so­nal­ab­tei­lun­gen nut­zen die­se Emo­tio­na­li­tät, um sich als attrak­ti­ve Arbeit­ge­ben­de zu posi­tio­nie­ren. Glau­ben doch gera­de wir Kauf­leu­te, dass wir betriebs­wirt­schaft­li­che Pro­blem­stel­lun­gen logisch, ja gera­de­zu mathe­ma­tisch lösen las­sen, so lehrt uns der Fuhr­park das Gegen­teil. Nicht nur die Emo­tio­nen jede/r/s ein­zel­nen Mit­ar­bei­ten­den spie­len bei der Gestal­tung der Flot­ten­fahr­zeug­zu­sam­men­stel­lung eine Rol­le, nein auch die Prä­fe­ren­zen der Inhaber/innen müs­sen berück­sich­tigt werden.

Die Beur­tei­lung durch die Kund­schaft, die eben­falls einen bestimm­ten Ein­druck besitzt, wenn man mit einem nicht ver­hält­nis­mä­ßi­gem Luxus­wa­gen oder einem Flot­ten­fahr­zeug, das einen erfolg­los erschei­nen lässt, auf den Park­platz vor­fährt. Neben all die­sen emo­tio­na­len Bau­stel­len, müs­sen die Fahr­zeu­ge auch noch bestimm­te funk­tio­na­le Fähig­kei­ten auf­wei­sen, müs­sen gewis­se Zula­dun­gen trans­por­tie­ren kön­nen, oder im Stadt­ver­kehr ein­fach zu par­ken sein.

Genau hier ent­schei­det sich übri­gens auch die Qua­li­fi­ka­ti­on von Fuhr­park­ma­na­gern und Fuhr­park­ma­na­ge­rin­nen und auch natür­lich deren Fuhr­park­be­ra­ten­den. Soll­te das Fuhr­park­ma­nage­ment sei­ne Fuhr­par­kop­ti­mie­rung durch­füh­ren, ohne die emo­tio­na­len Anfor­de­run­gen der gesam­ten Fahr­zeugum­welt zu berück­sich­ti­gen, wird die Fuhr­par­klö­sung eine zweit- oder dritt­klas­si­ge sein, deren Nach­fol­ge­kos­ten nicht abschätz­bar sind.

Es ist genau­so unak­zep­ta­bel, Kun­den und Kun­din­nen den Ein­druck zu geben, dass man zu viel Geld ver­dient (wie man am Fahr­zeug des Außen­diens­tes able­sen kann), als auch Mit­ar­bei­ten­de zu ver­lie­ren, weil sie sich durch die Über­las­sung eines in ihren Augen min­der­wer­ti­gen Fahr­zeu­ges, nicht wert­ge­schätzt fühlen.

Hier gera­ten Unter­neh­men in die Prio­ri­sie­rungs­fal­le. Natür­lich ist es rich­tig den emo­tio­na­len Gesichts­punk­ten der Fuhr­par­kop­ti­mie­rung Rech­nung zu tra­gen. Da die Ver­ant­wort­li­chen wesent­lich mehr Sor­ge haben, an die­ser Front etwas feh­ler­haft zu ent­schei­den, wer­den die Ent­schei­dun­gen zu Las­ten der Kos­ten­ef­fi­zi­enz getrof­fen. Lie­ber ein zu teu­rer Fuhr­park, als ein Fuhr­park, der mir Kund­schaft und Mit­ar­bei­ten­de ver­grault.  Der Kom­pro­miss ist ver­ständ­lich, aber er ist nicht nötig. Hier­zu benö­tigt man aller­dings fach­li­ches Know-How, wel­ches im eige­nen Unter­neh­men für gewöhn­lich in der ent­spre­chen­den Tie­fe der Spe­zia­li­sie­rung nicht vorliegt.

Die Kom­ple­xi­tät der Ansprü­che, die an den Fuhr­park von all den beschrie­be­nen Sei­ten gestellt wer­den, sind der Grund für die ste­tig wach­sen­de Nach­fra­ge nach unab­hän­gi­gen Fuhr­park­be­ra­tern und ‑bera­te­rin­nen.

In jedem Fal­le muss es den Fuhr­park­be­ra­ten­den gelin­gen, sowohl die emo­tio­na­le Kom­po­nen­te des Fuhr­parks, als auch die kos­ten­trei­ben­den Ele­men­te abzu­wä­gen und unter dem Gesichts­punkt der Zukunfts­fä­hig­keit eine Lösung zu erar­bei­ten, die den gesam­mel­ten Ansprü­chen gerecht wer­den. Hier setzt unse­re Fuhr­par­kop­ti­mie­rung an.

 

Wie kön­nen die neu­en fest­ge­leg­ten Zie­le finan­ziert wer­den? Eine oft unter­schätz­te Fra­ge, die in der Ziel­schrei­bung for­mu­liert wer­den muss, ist die nach den Mög­lich­kei­ten, die­se Zie­le zu finan­zie­ren. Übli­cher­wei­se wer­den kei­ne neu­en Finanz­mit­tel für die Sekund­är­zie­le bereit­ge­stellt. Das bedeu­tet, die Auf­ga­be die jetzt gelöst wer­den muss, heißt: „Opti­mie­rung des Fuhr­parks und Inves­ti­ti­on in Mit­ar­bei­ten­den­mo­ti­va­ti­on und Umwelt­schutz, bei höchs­ten glei­chen finan­zi­el­len Belas­tun­gen“. Spä­tes­tens hier sind die Mög­lich­kei­ten der meis­ten Unter­neh­men begrenzt.

cos­t­con­sult geht tief in die Ana­ly­se der Kos­ten­struk­tur des Fuhr­parks und schaut sich sämt­li­che Kos­ten­trei­ber an, die im Fol­gen­den im Detail betrach­tet werden:

Grund­sätz­lich unter­schei­den wir drei Arten von Kos­ten, die in einem Fuhr­park anfallen:

1. Kos­ten der Anschaffung:

  • Ein­kaufs­kon­di­tio­nen der Fahr­zeu­ge (Rabat­te, Nach­läs­se etc.)
  • Finan­zie­rungs­ar­ten (Kauf, Lea­sing, Mie­te, Kre­dit­fi­nan­zie­rung etc.)
  • Ver­wer­tungs­mög­lich­kei­ten (sei­en die­se im Lea­sing / Mie­te oder sons­ti­gem ver­steckt oder ver­wer­tet das Unter­neh­men direkt, in jedem Fall ein Hauptkostentreiber)
  • Ver­wal­tungs- und Pro­zess­kos­ten der Anschaffung
  • Risi­ko­kos­ten

2. Kos­ten des Betriebes:

  • War­tungs-Kos­ten
  • Kos­ten für Reifenersatz
  • Unfall-Kos­ten
  • Tank-Kos­ten
  • Steu­er-Kos­ten
  • Rund­funk­bei­trags-Kos­ten
  • Ver­wal­tungs- und Pro­zess­kos­ten des Betriebes
  • Kos­ten für UVV und Führerscheinprüfung

3. Kos­ten des Systems:

  • Unvor­her­seh­ba­re Kosten
  • Ver­trags­an­pas­sungs-Kos­ten
  • Chan­ge-Kos­ten
  • Fahr­zeug­be­rech­ti­gungs-Kos­ten
  • Antriebs­ver­tei­lungs-Kos­ten
  • Reportin­ger­kennt­nis-Kos­ten
  • Schu­lungs-Kos­ten

Gera­de der drit­te Kos­ten­block, die Sys­tem­kos­ten, wirft häu­fig Fra­gen auf. Dabei han­delt es sich hier um die Kos­ten, die die größ­ten Aus­wir­kun­gen auf den Gesamt­kos­ten­block haben. Wie ist das zu erklä­ren? Nun es han­delt sich um die ver­steck­ten Kosten.

Die ver­steck­ten Kos­ten im Fuhr­park sind am schwers­ten zu beschrei­ben und daher auch am schwers­ten zu ent­de­cken. Am bes­ten lässt es sich an dem klas­si­schen Kon­flikt zwi­schen der Ein­kaufs­ab­tei­lung und des Con­trol­lings erklären:

Die Ein­kaufs­ab­tei­lung ver­han­delt um jeden Preis und schlägt fan­tas­ti­sche Fuhr­park-Kon­di­tio­nen her­aus. Die Fahr­zeu­ge wer­den ange­schafft und nach einer Zeit stellt das Con­trol­ling fest, dass die real anfal­len­den Kos­ten nicht den vom Ein­kauf ver­han­del­ten Prei­sen ent­spre­chen. Men­ge mul­ti­pli­ziert mit einem Preis, ergibt nicht die Gesamt­kos­ten. Das liegt dar­an, dass der Ein­kauf preis­ori­en­tiert und nicht kos­ten­ori­en­tiert handelt.

Auf der Ursa­chen­su­che kommt man meist auf Kos­ten, die man nicht vor­her­ge­se­hen hat oder Kos­ten, die in Ver­än­de­run­gen des Sys­tems lie­gen. Zum Bei­spiel fährt der/die Mit­ar­bei­ten­de mehr Kilo­me­ter als dies ursprüng­lich gedacht war oder bspw., aus aktu­el­lem Anlass, auf Grund der Pan­de­mie, sehr viel weni­ger Kilometer.

Jetzt wer­den viel­leicht Lea­sing­ver­trä­ge auf die tat­säch­li­chen Kilo­me­ter ange­passt. Dadurch ent­ste­hen ande­re Kos­ten als die vor­her­ge­se­he­nen. Die Spiel­re­geln zur Anpas­sung die­ser Kos­ten wur­den aber vom Ein­kauf zumeist nicht verhandelt.

Lea­sing­ge­ben­de haben somit alle Mög­lich­kei­ten, die Kos­ten nach eige­nem Gus­to fest­zu­le­gen, wel­ches sie auch machen. So kommt es, dass Unter­neh­men regel­mä­ßig völ­lig ande­re Prei­se ver­han­delt haben, als nach­her tat­säch­lich Kos­ten ent­ste­hen. Ähn­lich lau­tet die Fra­gen: „Wie ver­lau­fen Geld­strö­me im Fal­le eines Unfal­les? „Wie sind Haf­tun­gen gere­gelt, wenn Repa­ra­tu­ren unsach­ge­mäß durch­ge­führt wurden?“

Das Spiel­feld ist ver­wir­rend groß. Die Auf­ga­be des Fuhr­park­be­ra­ters und ‑bera­te­rin ist es, die­se Lücken zu fin­den, zu bewer­ten und zu schlie­ßen. Dazu benö­ti­gen und haben wir eine aus­ge­feil­te dezi­dier­te Tool-Box.

Wir befin­den uns inmit­ten eines Tech­no­lo­gie­wan­dels. Die Her­stel­ler von Fahr­zeu­gen über­schwem­men die Märk­te mit neu­en Model­len. Mit Elek­tro­an­trie­ben, Hybri­den, Plug-In-Hybri­den rei­chern sie den Markt der Moto­ri­sie­rungs­va­ri­an­ten an. Die­se Dyna­mik kommt uns heu­te über­has­tet vor, ist aber in Rea­li­tät ver­spä­tet. Erst durch die Selbst­ver­pflich­tung zur Errei­chung der von 195 Ver­trags­par­tei­en im Pari­ser Kli­ma­ab­kom­men ver­ab­schie­de­ten Zie­le des CO2-Aus­sto­ßes, sind die Ver­bren­nungs­mo­to­ren in die Kri­tik gera­ten. Kli­ma­schutz­ak­ti­vis­ten, die die Ver­trags­par­tei­en ledig­lich an die­se Selbst­ver­pflich­tun­gen erin­nern, sind durch Phä­no­me­ne wie „Gre­ta Thun­berg“ und „Fri­days for Future“ stark an der gestei­ger­ten Wahr­neh­mung des The­mas betei­ligt. Die Ver­pflich­tun­gen aus dem Kli­ma­schutz­ge­setz vom 12. Dezem­ber 2019, in wel­chem die Emis­sio­nen von Treib­haus­ga­sen regu­liert wur­den, sind vom Bun­des­ver­fas­sungs­ge­richt mit sei­nem Urteil vom 24.04.2021 als ver­fas­sungs­wid­rig ein­ge­stuft wor­den, so dass die Regie­rung in der Nach­bes­se­rung vom August 2021 ein ver­pflich­ten­des Gesetz ver­ab­schie­det hat, das auch den Kraft­ver­kehr noch mehr zur Betei­li­gung an der Ziel­er­rei­chung ver­pflich­tet. Das stellt die ers­te Trieb­kraft der Markt­ver­än­de­rung dar.

Die zwei­te Trieb­kraft ist die Volks­re­pu­blik Chi­na, die 2018 bereits für das Jahr 2019 Quo­ten für Elek­tro­fahr­zeu­ge ange­kün­digt hat­te. Jeder Her­stel­ler muss­te eine bestimm­te Quo­te an Elek­tro­au­tos pro­du­zie­ren, ansons­ten droh­ten hohe Stra­fen. Die Aus­sa­gen, ab wann in Chi­na aus­schließ­lich Elek­tro­an­trie­be zuge­las­sen wer­den, schwan­ken zwar zwi­schen Daten – wie 2030 und 2060 – wer­den aber den­noch in der Bran­che sehr ernst genommen.

War­um reagiert der Markt, wenn Chi­na agiert? Nun, das ist selbst­er­klä­rend, wenn man weiß, dass VW bei­spiels­wei­se 40 % sei­nes Gewinns in der Volks­re­pu­blik tätigt. Deut­schen Her­stel­lern wur­de lan­ge vor­ge­wor­fen, die­sen „Trend“ ver­schla­fen oder gar ver­mie­den zu haben, aber umso extre­mer fin­det die Umori­en­tie­rung jetzt statt.

Inter­es­san­ter­wei­se sind bei­de soge­nann­ten Markt­ver­än­de­run­gen eigent­lich poli­ti­sche Ver­än­de­run­gen, weil die Märk­te selbst hier kei­ne Ver­än­de­rungs­dy­na­mik ent­wi­ckelt haben, son­dern eben die Marktumwelt.

Die­se Ver­än­de­run­gen zwin­gen die euro­päi­schen und allen vor­an den deut­schen Fuhr­park­be­trei­ben­den ihre Stra­te­gie zu über­den­ken und anhand der neu­en Rah­men­be­din­gun­gen den Fuhr­park zu optimieren.

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Ablauf der Fuhrparkoptimierung

Unse­re Fuhr­par­kop­ti­mie­rung ver­läuft in fol­gen­den sechs Schritten:

Zunächst wer­den die Ansprü­che des Unter­neh­mens an den eige­nen Fuhr­park bewer­tet, die Ein­fluss­fak­to­ren ana­ly­siert und schließ­lich verstanden.

Kon­zep­tio­nel­le Feh­ler dür­fen in der Beschrei­bung der Soll-Situa­ti­on nicht über­se­hen wer­den. Die Beschrei­bung der Soll-Situa­ti­on berei­tet das Unter­neh­men auf die wich­ti­ge Ziel­set­zung des Fuhr­parks hin.

Um die neu­en Fuhr­park-Zie­le fest­le­gen zu kön­nen, stel­len unse­re Fuhr­park­be­ra­ter – im Rah­men der Fuhr­par­kop­ti­mie­rung – dem Unter­neh­men rele­van­te W‑Fragen.

Im nächs­ten Schritt stel­len unse­re Fuhr­park­be­ra­ter ein Kon­zept auf, wel­ches den Ziel­de­fi­ni­tio­nen gerecht wird.

In der Aus­schrei­bungs­pha­se geht es um die Ent­schei­dung der Man­dant­schaft, mit wel­chem Dienst­leis­ter oder Dienst­leis­ter­mix in Zukunft zusam­men­ge­ar­bei­tet wird – natür­lich unter bes­ten Konditionen.

Hier geht es um die fina­le Umset­zung und Imple­men­tie­rung der vor­her erar­bei­te­ten Kon­zep­tio­nie­rung. Aber auch nach der Rea­li­sie­rungs­pha­se sind wir für unse­re Man­dant­schaft wei­ter­hin da. Hier sind die Pfle­ge der Car-Poli­cy genau­so The­men, wie die Sta­tus­ge­sprä­che mit Dienst­leis­tern oder sons­ti­ge Fragen.

Neu­gie­rig? In unse­rem kos­ten­lo­sen White­pa­per „Fuhr­par­kop­ti­mie­rung – die cos­t­con­sult Vor­ge­hens­wei­se“ kön­nen Sie unser Pro­jekt­ab­lauf im Detail erfahren.

Unsere Fuhrpark-Berater finden die versteckten Fuhrparkkosten

Im Rah­men unse­rer Fuhr­par­kop­ti­mie­rung spart cos­t­con­sult durch­schnitt­lich zwi­schen 14 % und 17 % der ursprüng­li­chen Kos­ten unse­rer Man­dant­schaft im Fuhr­park-Bereich ein. Ein Groß­teil die­ses Erfol­ges kommt aus der detek­ti­vi­schen Beleuch­tung die­ser zuvor erwähn­ten – zumeist schlecht beach­te­ten – Pro­blem­fel­der. Unse­re Man­dant­schaft ist regel­mä­ßig erstaunt, welch gro­ße Lücken zwi­schen den Prei­sen der Lea­sing­ge­ben­den und den tat­säch­lich ange­fal­le­nen Kos­ten liegen.

Als Fuhrparkmanager/in muss man sich die­sem The­ma mit Nach­druck wid­men, sonst kratzt man an der Ober­flä­che und erzielt Erfol­ge von drei bis maxi­mal sechs Pro­zent Kos­ten­ein­spa­rung. Das ist zu wenig!

Außer­dem muss man die­se Fel­der für die Unter­neh­men nach­her beherrsch­bar auf­set­zen, so dass ver­gleich­ba­re Fehl­steue­run­gen in Zukunft nicht mehr vor­kom­men. Mana­gen­de müs­sen den Drang haben sich selbst über­flüs­sig zu machen.

Fuhrparkoptimierung mit costconsult: Ihre Vorteile auf einen Blick

mehr als 20 jäh­ri­ge fach­li­che Exper­ti­se im Bereich der Fuhr­par­kop­ti­mie­rung. Mit die­sem ver­sier­ten Blick neh­men wir uns Ihren Anfor­de­run­gen im Fuhr­park an, um für Sie im Sin­ne einer Best Prac­ti­ce die pas­sen­de Lösung in Ihrem Flot­ten­ma­nage­ment zu erarbeiten.

Sie par­ti­zi­pie­ren an dem hohen Spe­zia­li­sie­rungs­grad und der Neu­tra­li­tät eines unab­hän­gi­gen Fuhrpark-Consultingteams.

hohe Markt­nä­he zu den Lea­sing­ge­ben­den inklu­si­ve Leis­tungs­da­ten­ban­ken um …

  • die Unter­schie­de in den Leis­tungs­spek­tren der Anbie­ter ver­gleich­bar zu machen und
  • im Hin­blick auf Ihre Anfor­de­rung opti­ma­le Lea­sing­ge­ben­de zu ermitteln.

hohes Ver­hand­lungs­vo­lu­men und dadurch Kennt­nis­se, ob die aktu­el­len Ziel­prei­se (Anschaf­fungs­kos­ten, Lea­sing­ver­trä­ge, Ver­si­che­rungs­kos­ten etc.) rea­lis­tisch sind. Unse­re Fuhr­park-Bera­ter wol­len für Sie optimale/kostengünstige Kon­di­tio­nen Ihres Flot­ten­ma­nage­ments (preis­lich und ver­trag­lich) erzielen.

Erfolgs­ab­hän­gi­ge Ver­gü­tung: Kein Risi­ko, da Bezah­lung nur bei Erfolg erfolgt. Gelingt es uns also nicht, Ihre mer­kan­ti­len Kon­di­tio­nen zu ver­bes­sern, dann müs­sen Sie uns auch kei­ne Ver­gü­tung zahlen.

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Haben wir Ihr Inter­es­se bzgl. einer Fuhr­par­kop­ti­mie­rung und Fuhr­park­be­ra­tung geweckt?

Dann nut­zen Sie ger­ne unser Kon­takt­for­mu­lar für ein ers­tes Ken­nen­lern­ge­spräch via Zoom-Meeting.

Patrice Ötvös

Patri­ce Ötvös
Geschäfts­füh­ren­der Gesell­schaf­ter der cos­t­con­sult GmbH

cos­t­con­sult GmbH
Moor­flee­ter Deich 312a
22113 Ham­burg

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