Fuhrparkoptimierung
Rund 59 Millionen Kraftfahrzeuge (Kfz) sind in Deutschland Anfang 2021 lt. Bundeskraftfahrtamt zugelassen. Rund 48 Millionen sind davon PKW, von diesen ca. 11 %, also 5 Millionen, einen gewerblichen Halter besitzen. Diese 5 Millionen Firmenwagen und die ca. 10 Millionen Nutzfahrzeugen sind gemeint, wenn wir über Fuhrparkoptimierung sprechen.
Mit einem intelligenten, auf Ihren Fuhrpark zugeschnittenen Fuhrparkmanagement senken Sie Ihre Fuhrpark- und Betriebskosten und erhöhen die Effizienz. Und das mit einer rein erfolgsabhängigen Vergütung.
Was meinen wir mit Fuhrparkoptimierung?
In der Vergangenheit haben sich Optimierungsprojekte der Fahrzeugflotte zumeist den Kosten des Fuhrparks gewidmet. Aufwendungen für Dienstwagen bilden einen bedeutenden und stetig wachsenden Kostenblock in Unternehmen. Dies ist auch nach wie vor einer der wichtigsten Ziele der Fuhrparkoptimierung. Es ist jedoch in jüngster Zeit ein weiteres Ziel hinzugekommen: Die Ausrichtung der individuellen Mobilität auf die Zukunft, sprich auf intelligentes zukunftsfähiges Mobilitätsmanagement und insbesondere auf E‑Mobilität-Lösungen.
Die Fragestellung moderner Unternehmen im Bereich des Flottenmanagements lautet eher, wie man den Change-Prozess zu einer modernen Mobilität hinführt und gestaltet – und wie man diesen finanziert. Hierzu ziehen immer mehr Unternehmen Fachleute aus dem Bereich Fuhrparkberatung zu Rate. Denn die Möglichkeit hier strategische Fehler zu begehen ist hoch und die Konsequenzen können teuer sein.
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Fuhrparkoptimierung – die costconsult Vorgehensweise
Fuhrparkkosten zu senken, das ist die eine, die Mobilität zukunftsfähig zu gestalten, das ist die andere Herausforderung. Aber der Fuhrpark hält neben Fragen zum Thema Fuhrparkrecht noch eine weitere, oft unterschätzte Herausforderung für die Fuhrparkoptimierenden bereit. Kein Bereich der Sekundärkosten liegt in einem derart emotionalen Meinungsfeld wie der Fuhrpark. Oftmals ist das Fuhrparkmanagement in der Personalabteilung angesiedelt. Das alleine zeigt schon die besondere Position, die der Fuhrpark im Rahmen der Gemeinkosten in sich trägt.
Flottenfahrzeuge sind mehr als nur Mobilität im Unternehmen. Die Fahrzeuge sind Teil des Gehaltes, Status-Symbols, Äußerung des Lifestyles und des Ausdrucks persönlicher Vorlieben. Die Personalabteilungen nutzen diese Emotionalität, um sich als attraktive Arbeitgebende zu positionieren. Glauben doch gerade wir Kaufleute, dass wir betriebswirtschaftliche Problemstellungen logisch, ja geradezu mathematisch lösen lassen, so lehrt uns der Fuhrpark das Gegenteil. Nicht nur die Emotionen jede/r/s einzelnen Mitarbeitenden spielen bei der Gestaltung der Flottenfahrzeugzusammenstellung eine Rolle, nein auch die Präferenzen der Inhaber/innen müssen berücksichtigt werden.
Die Beurteilung durch die Kundschaft, die ebenfalls einen bestimmten Eindruck besitzt, wenn man mit einem nicht verhältnismäßigem Luxuswagen oder einem Flottenfahrzeug, das einen erfolglos erscheinen lässt, auf den Parkplatz vorfährt. Neben all diesen emotionalen Baustellen, müssen die Fahrzeuge auch noch bestimmte funktionale Fähigkeiten aufweisen, müssen gewisse Zuladungen transportieren können, oder im Stadtverkehr einfach zu parken sein.
Genau hier entscheidet sich übrigens auch die Qualifikation von Fuhrparkmanagern und Fuhrparkmanagerinnen und auch natürlich deren Fuhrparkberatenden. Sollte das Fuhrparkmanagement seine Fuhrparkoptimierung durchführen, ohne die emotionalen Anforderungen der gesamten Fahrzeugumwelt zu berücksichtigen, wird die Fuhrparklösung eine zweit- oder drittklassige sein, deren Nachfolgekosten nicht abschätzbar sind.
Es ist genauso unakzeptabel, Kunden und Kundinnen den Eindruck zu geben, dass man zu viel Geld verdient (wie man am Fahrzeug des Außendienstes ablesen kann), als auch Mitarbeitende zu verlieren, weil sie sich durch die Überlassung eines in ihren Augen minderwertigen Fahrzeuges, nicht wertgeschätzt fühlen.
Hier geraten Unternehmen in die Priorisierungsfalle. Natürlich ist es richtig den emotionalen Gesichtspunkten der Fuhrparkoptimierung Rechnung zu tragen. Da die Verantwortlichen wesentlich mehr Sorge haben, an dieser Front etwas fehlerhaft zu entscheiden, werden die Entscheidungen zu Lasten der Kosteneffizienz getroffen. Lieber ein zu teurer Fuhrpark, als ein Fuhrpark, der mir Kundschaft und Mitarbeitende vergrault. Der Kompromiss ist verständlich, aber er ist nicht nötig. Hierzu benötigt man allerdings fachliches Know-How, welches im eigenen Unternehmen für gewöhnlich in der entsprechenden Tiefe der Spezialisierung nicht vorliegt.
Die Komplexität der Ansprüche, die an den Fuhrpark von all den beschriebenen Seiten gestellt werden, sind der Grund für die stetig wachsende Nachfrage nach unabhängigen Fuhrparkberatern und ‑beraterinnen.
In jedem Falle muss es den Fuhrparkberatenden gelingen, sowohl die emotionale Komponente des Fuhrparks, als auch die kostentreibenden Elemente abzuwägen und unter dem Gesichtspunkt der Zukunftsfähigkeit eine Lösung zu erarbeiten, die den gesammelten Ansprüchen gerecht werden. Hier setzt unsere Fuhrparkoptimierung an.
Wie können die neuen festgelegten Ziele finanziert werden? Eine oft unterschätzte Frage, die in der Zielschreibung formuliert werden muss, ist die nach den Möglichkeiten, diese Ziele zu finanzieren. Üblicherweise werden keine neuen Finanzmittel für die Sekundärziele bereitgestellt. Das bedeutet, die Aufgabe die jetzt gelöst werden muss, heißt: „Optimierung des Fuhrparks und Investition in Mitarbeitendenmotivation und Umweltschutz, bei höchsten gleichen finanziellen Belastungen“. Spätestens hier sind die Möglichkeiten der meisten Unternehmen begrenzt.
costconsult geht tief in die Analyse der Kostenstruktur des Fuhrparks und schaut sich sämtliche Kostentreiber an, die im Folgenden im Detail betrachtet werden:
Grundsätzlich unterscheiden wir drei Arten von Kosten, die in einem Fuhrpark anfallen:
1. Kosten der Anschaffung:
- Einkaufskonditionen der Fahrzeuge (Rabatte, Nachlässe etc.)
- Finanzierungsarten (Kauf, Leasing, Miete, Kreditfinanzierung etc.)
- Verwertungsmöglichkeiten (seien diese im Leasing / Miete oder sonstigem versteckt oder verwertet das Unternehmen direkt, in jedem Fall ein Hauptkostentreiber)
- Verwaltungs- und Prozesskosten der Anschaffung
- Risikokosten
2. Kosten des Betriebes:
- Wartungs-Kosten
- Kosten für Reifenersatz
- Unfall-Kosten
- Tank-Kosten
- Steuer-Kosten
- Rundfunkbeitrags-Kosten
- Verwaltungs- und Prozesskosten des Betriebes
- Kosten für UVV und Führerscheinprüfung
3. Kosten des Systems:
- Unvorhersehbare Kosten
- Vertragsanpassungs-Kosten
- Change-Kosten
- Fahrzeugberechtigungs-Kosten
- Antriebsverteilungs-Kosten
- Reportingerkenntnis-Kosten
- Schulungs-Kosten
Gerade der dritte Kostenblock, die Systemkosten, wirft häufig Fragen auf. Dabei handelt es sich hier um die Kosten, die die größten Auswirkungen auf den Gesamtkostenblock haben. Wie ist das zu erklären? Nun es handelt sich um die versteckten Kosten.
Die versteckten Kosten im Fuhrpark sind am schwersten zu beschreiben und daher auch am schwersten zu entdecken. Am besten lässt es sich an dem klassischen Konflikt zwischen der Einkaufsabteilung und des Controllings erklären:
Die Einkaufsabteilung verhandelt um jeden Preis und schlägt fantastische Fuhrpark-Konditionen heraus. Die Fahrzeuge werden angeschafft und nach einer Zeit stellt das Controlling fest, dass die real anfallenden Kosten nicht den vom Einkauf verhandelten Preisen entsprechen. Menge multipliziert mit einem Preis, ergibt nicht die Gesamtkosten. Das liegt daran, dass der Einkauf preisorientiert und nicht kostenorientiert handelt.
Auf der Ursachensuche kommt man meist auf Kosten, die man nicht vorhergesehen hat oder Kosten, die in Veränderungen des Systems liegen. Zum Beispiel fährt der/die Mitarbeitende mehr Kilometer als dies ursprünglich gedacht war oder bspw., aus aktuellem Anlass, auf Grund der Pandemie, sehr viel weniger Kilometer.
Jetzt werden vielleicht Leasingverträge auf die tatsächlichen Kilometer angepasst. Dadurch entstehen andere Kosten als die vorhergesehenen. Die Spielregeln zur Anpassung dieser Kosten wurden aber vom Einkauf zumeist nicht verhandelt.
Leasinggebende haben somit alle Möglichkeiten, die Kosten nach eigenem Gusto festzulegen, welches sie auch machen. So kommt es, dass Unternehmen regelmäßig völlig andere Preise verhandelt haben, als nachher tatsächlich Kosten entstehen. Ähnlich lautet die Fragen: „Wie verlaufen Geldströme im Falle eines Unfalles? „Wie sind Haftungen geregelt, wenn Reparaturen unsachgemäß durchgeführt wurden?“
Das Spielfeld ist verwirrend groß. Die Aufgabe des Fuhrparkberaters und ‑beraterin ist es, diese Lücken zu finden, zu bewerten und zu schließen. Dazu benötigen und haben wir eine ausgefeilte dezidierte Tool-Box.
Wir befinden uns inmitten eines Technologiewandels. Die Hersteller von Fahrzeugen überschwemmen die Märkte mit neuen Modellen. Mit Elektroantrieben, Hybriden, Plug-In-Hybriden reichern sie den Markt der Motorisierungsvarianten an. Diese Dynamik kommt uns heute überhastet vor, ist aber in Realität verspätet. Erst durch die Selbstverpflichtung zur Erreichung der von 195 Vertragsparteien im Pariser Klimaabkommen verabschiedeten Ziele des CO2-Ausstoßes, sind die Verbrennungsmotoren in die Kritik geraten. Klimaschutzaktivisten, die die Vertragsparteien lediglich an diese Selbstverpflichtungen erinnern, sind durch Phänomene wie „Greta Thunberg“ und „Fridays for Future“ stark an der gesteigerten Wahrnehmung des Themas beteiligt. Die Verpflichtungen aus dem Klimaschutzgesetz vom 12. Dezember 2019, in welchem die Emissionen von Treibhausgasen reguliert wurden, sind vom Bundesverfassungsgericht mit seinem Urteil vom 24.04.2021 als verfassungswidrig eingestuft worden, so dass die Regierung in der Nachbesserung vom August 2021 ein verpflichtendes Gesetz verabschiedet hat, das auch den Kraftverkehr noch mehr zur Beteiligung an der Zielerreichung verpflichtet. Das stellt die erste Triebkraft der Marktveränderung dar.
Die zweite Triebkraft ist die Volksrepublik China, die 2018 bereits für das Jahr 2019 Quoten für Elektrofahrzeuge angekündigt hatte. Jeder Hersteller musste eine bestimmte Quote an Elektroautos produzieren, ansonsten drohten hohe Strafen. Die Aussagen, ab wann in China ausschließlich Elektroantriebe zugelassen werden, schwanken zwar zwischen Daten – wie 2030 und 2060 – werden aber dennoch in der Branche sehr ernst genommen.
Warum reagiert der Markt, wenn China agiert? Nun, das ist selbsterklärend, wenn man weiß, dass VW beispielsweise 40 % seines Gewinns in der Volksrepublik tätigt. Deutschen Herstellern wurde lange vorgeworfen, diesen „Trend“ verschlafen oder gar vermieden zu haben, aber umso extremer findet die Umorientierung jetzt statt.
Interessanterweise sind beide sogenannten Marktveränderungen eigentlich politische Veränderungen, weil die Märkte selbst hier keine Veränderungsdynamik entwickelt haben, sondern eben die Marktumwelt.
Diese Veränderungen zwingen die europäischen und allen voran den deutschen Fuhrparkbetreibenden ihre Strategie zu überdenken und anhand der neuen Rahmenbedingungen den Fuhrpark zu optimieren.
Wir finden interessante Potentiale, wo Sie keine vermuten
Nutzen Sie unseren unabhängigen Blick von außen
Ausgeprägtes Know-how aus der Praxis für die Praxis
Keine Reduzierung von Qualität und Leistung
Ablauf der Fuhrparkoptimierung
Unsere Fuhrparkoptimierung verläuft in folgenden sechs Schritten:
Zunächst werden die Ansprüche des Unternehmens an den eigenen Fuhrpark bewertet, die Einflussfaktoren analysiert und schließlich verstanden.
Konzeptionelle Fehler dürfen in der Beschreibung der Soll-Situation nicht übersehen werden. Die Beschreibung der Soll-Situation bereitet das Unternehmen auf die wichtige Zielsetzung des Fuhrparks hin.
Um die neuen Fuhrpark-Ziele festlegen zu können, stellen unsere Fuhrparkberater – im Rahmen der Fuhrparkoptimierung – dem Unternehmen relevante W‑Fragen.
Im nächsten Schritt stellen unsere Fuhrparkberater ein Konzept auf, welches den Zieldefinitionen gerecht wird.
In der Ausschreibungsphase geht es um die Entscheidung der Mandantschaft, mit welchem Dienstleister oder Dienstleistermix in Zukunft zusammengearbeitet wird – natürlich unter besten Konditionen.
Hier geht es um die finale Umsetzung und Implementierung der vorher erarbeiteten Konzeptionierung. Aber auch nach der Realisierungsphase sind wir für unsere Mandantschaft weiterhin da. Hier sind die Pflege der Car-Policy genauso Themen, wie die Statusgespräche mit Dienstleistern oder sonstige Fragen.
Neugierig? In unserem kostenlosen Whitepaper „Fuhrparkoptimierung – die costconsult Vorgehensweise“ können Sie unser Projektablauf im Detail erfahren.
Unsere Fuhrpark-Berater finden die versteckten Fuhrparkkosten
Im Rahmen unserer Fuhrparkoptimierung spart costconsult durchschnittlich zwischen 14 % und 17 % der ursprünglichen Kosten unserer Mandantschaft im Fuhrpark-Bereich ein. Ein Großteil dieses Erfolges kommt aus der detektivischen Beleuchtung dieser zuvor erwähnten – zumeist schlecht beachteten – Problemfelder. Unsere Mandantschaft ist regelmäßig erstaunt, welch große Lücken zwischen den Preisen der Leasinggebenden und den tatsächlich angefallenen Kosten liegen.
Als Fuhrparkmanager/in muss man sich diesem Thema mit Nachdruck widmen, sonst kratzt man an der Oberfläche und erzielt Erfolge von drei bis maximal sechs Prozent Kosteneinsparung. Das ist zu wenig!
Außerdem muss man diese Felder für die Unternehmen nachher beherrschbar aufsetzen, so dass vergleichbare Fehlsteuerungen in Zukunft nicht mehr vorkommen. Managende müssen den Drang haben sich selbst überflüssig zu machen.
Fuhrparkoptimierung mit costconsult: Ihre Vorteile auf einen Blick
mehr als 20 jährige fachliche Expertise im Bereich der Fuhrparkoptimierung. Mit diesem versierten Blick nehmen wir uns Ihren Anforderungen im Fuhrpark an, um für Sie im Sinne einer Best Practice die passende Lösung in Ihrem Flottenmanagement zu erarbeiten.
Sie partizipieren an dem hohen Spezialisierungsgrad und der Neutralität eines unabhängigen Fuhrpark-Consultingteams.
hohe Marktnähe zu den Leasinggebenden inklusive Leistungsdatenbanken um …
- die Unterschiede in den Leistungsspektren der Anbieter vergleichbar zu machen und
- im Hinblick auf Ihre Anforderung optimale Leasinggebende zu ermitteln.
hohes Verhandlungsvolumen und dadurch Kenntnisse, ob die aktuellen Zielpreise (Anschaffungskosten, Leasingverträge, Versicherungskosten etc.) realistisch sind. Unsere Fuhrpark-Berater wollen für Sie optimale/kostengünstige Konditionen Ihres Flottenmanagements (preislich und vertraglich) erzielen.
Erfolgsabhängige Vergütung: Kein Risiko, da Bezahlung nur bei Erfolg erfolgt. Gelingt es uns also nicht, Ihre merkantilen Konditionen zu verbessern, dann müssen Sie uns auch keine Vergütung zahlen.
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Patrice Ötvös
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