Reisekostenoptimierung

Unter Rei­se­kos­ten fal­len alle Kos­ten, die im Zusam­men­hang einer Dienst­rei­se ent­ste­hen. Hier­zu zäh­len zum Bei­spiel die Fahrt­kos­ten (Auto, Bahn, Flug­zeug), die Über­nach­tung, der Ver­pfle­gungs­mehr­auf­wand und die Rei­sen­eben­kos­ten. Gute Geschäfts­be­zie­hun­gen mit Kun­den oder Lie­fe­ran­ten sind für Unter­neh­men wich­tig – für wirt­schaft­li­chen Erfolg und nach­hal­ti­ges Wachs­tum. Das erklärt die hohen Sum­men, die Unter­neh­men in Geschäfts­rei­sen inves­tie­ren. Ver­mei­den Sie hohe Rei­se­kos­ten mit unse­rer Rei­se­kos­ten­op­ti­mie­rung!

Kostenbereich Reisekostenoptimierung Reisekostenmanagement

Ohne den per­sön­li­chen Kon­takt las­sen sich Geschäfts­be­zie­hun­gen eben nur ein­ge­schränkt pfle­gen. Für Unter­neh­men in denen viel gereist wird, ist es daher uner­läss­lich einen effi­zi­en­ten und rei­bungs­lo­sen Rei­se­kos­ten­pro­zess zu eta­blie­ren, um lang­fris­tig unnö­ti­ge Rei­se­kos­ten zu ver­mei­den. Ver­ein­ba­ren Sie jetzt einen kos­ten­lo­sen Bera­tungs­ter­min für Ihre Reisekostenoptimierung!

Warum benötigen Unternehmen eine Reisekostenoptimierung?

Steigende Mobilitätsanforderungen

Die Mobi­li­tät ver­än­dert sich rasant. Auch für Unter­neh­men steigt deren Bedeu­tung. Dies betrifft sowohl das Fuhr­park­ma­nage­ment wie auch das Tra­vel Manage­ment. Stich­wor­te sind hier die Digi­ta­li­sie­rung des Tra­vel Manage­ments wie auch neue Mobilitätskonzepte.

Steigende Anforderungen an Kostentransparenz und gleichzeitig aufwandsarme Reiseprozesse

Wie berech­nen Sie die Kos­ten von Geschäfts­rei­sen in Ihrem Unter­neh­men? Häu­fig ver­lässt man sich auf die Rech­nung des Rei­se­bü­ros für Flü­ge, Hotel­über­nach­tun­gen und Miet­wa­gen. In vie­len Fäl­len blei­ben so jedoch 40 % oder mehr der tat­säch­li­chen Rei­se­kos­ten unbe­rück­sich­tigt. Aus­wer­tun­gen zei­gen, dass die Gesamt­kos­ten für Geschäfts­rei­sen bis zu 64 % über den vom Rei­se­bü­ro aus­ge­wie­se­nen Rei­se­kos­ten lie­gen kön­nen. Aber wie las­sen sich auch die ver­steck­ten Rei­se­kos­ten erfas­sen, steu­ern und vor allem optimieren?

Die tat­säch­li­chen Rei­se­kos­ten für Geschäfts­rei­sen kön­nen bis zu 12 % des Unter­neh­mens­um­sat­zes aus­ma­chen. Sie zu ver­ste­hen und zu erfas­sen, ist daher für jeden CFO unverzichtbar.

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In unse­rem gra­tis White­pa­per erhal­ten Sie ers­te grund­le­gen­de Tipps, wie Sie hier Ihre Rei­se­kos­ten als auch Ver­wal­tungs­vor­gän­ge posi­tiv beein­flus­sen können.

Es ist nicht sel­ten das durch eine Geschäfts­rei­se die Leis­tun­gen gleich meh­re­rer Dienst­leis­ter in Anspruch genom­men wer­den. Hin­ter die­sen Ein­zel­leis­tun­gen wie­der­um ste­hen jeweils eigen­stän­di­ge Märk­te, deren Prei­se sich auf­grund diver­ser Para­me­ter (z.B. Ange­bot- und Nach­fra­ge bzw. Aus­las­tung, Flug­ha­fen- und Ser­vice­ge­büh­ren, Ener­gie­prei­se etc.) z.T. sehr kurz­fris­tig verändern.

Im Geschäfts­rei­se­be­reich spre­chen wir im Wesent­li­chen über fol­gen­de Hauptmärkte

  • Flug­rei­sen
  • Hotel­über­nach­tun­gen
  • Miet­wa­gen/­Rent-a-Car
  • Bahn­rei­sen
  • Kre­dit­kar­ten­emit­ten­ten

Somit haben wir auf der einen Sei­te mit (exter­nen) markt­sei­ti­gen Preis­schwan­kun­gen zu tun und auf der ande­ren Sei­te ent­steht pro Geschäfts­rei­se häu­fig eine Flut an Bele­gen, die im Innen­ver­hält­nis fis­ka­lisch sau­ber erfasst- und u.U. auch gegen­über den Mit­ar­bei­ten­den regu­liert wer­den müssen.

Spe­sen­ab­rech­nun­gen kön­nen sehr schnell sehr unüber­sicht­lich wer­den – auch für Geschäfts­rei­sen­de. Ange­fan­gen beim Sam­meln der Rei­se­be­le­ge bis hin zu einer feh­ler­frei­en Rei­se­kos­ten­ab­rech­nung. Die Gefah­ren lau­ern im Detail.

Die meis­ten Ein­kaufs­ab­tei­lun­gen sind jedoch durch die zen­tra­len Beschaf­fungs­gü­ter bereits so stark aus­ge­las­tet, dass nicht die Zeit für eine umfas­sen­de Rei­se­kos­ten­op­ti­mie­rung bleibt. In eini­gen Unter­neh­men unter­liegt die­ser Bereich gar nicht dem Ein­kauf, son­dern wird durch ande­re Stel­len im Haus (z.B. Assis­ten­ten, Sekre­ta­ria­te) mitbetreut.

Somit wer­den im Gesamt­the­men­kom­plex Rei­se­kos­ten oft nur die „Haupt­kos­ten­trei­ber“ betrach­tet und ver­sucht – unter feh­len­der Berück­sich­ti­gung des teils enor­men per­sön­li­chen Auf­wands, respek­ti­ve Pro­zess­kos­ten – über ver­schie­de­ne Inter­net­platt­for­men den „bil­ligs­ten“ Flug bzw. ‑Hotel, bzw. ‑Miet­wa­gen zu buchen.

Oder die Rei­se­pla­nung erfolgt in Zusam­men­ar­beit mit einem exter­nen Rei­se­bü­ro. Doch auch die­ses möch­te zu Recht Geld ver­die­nen. Doch wis­sen Sie wie deren Kon­di­tio­nen im Innen­ver­hält­nis zu den Anbie­tern der Rei­se­bran­che sind und ob- und in wel­cher Höhe, deren Vor­teils­kon­di­tio­nen an Sie wei­ter­ge­ge­ben werden?

Um die­se markt­sei­tig- ver­steck­ten Opti­mie­rungs­po­ten­tia­le urbar zu machen muss man jedoch sowohl mit den Mecha­nis­men der ein­zel­nen Märk­te ver­traut sein, genau­so wie mit der jeweils aktu­el­len Markt­stra­te­gie der betref­fen­den Anbieter.

Zur Opti­mie­rung des inter­nen Rei­se­pro­zes­ses muss man die inter­nen Anfor­de­run­gen her­aus­ar­bei­ten und den dazu pas­sen­den Tool-Anbie­ter iden­ti­fi­zie­ren, der mit Blick auf die jewei­li­ge Betriebs­grö­ße, das Rei­se­ver­hal­ten und die vor­han­de­nen struk­tu­rel­len Vor­aus­set­zun­gen passt.

Als neu­tra­les- und spe­zia­li­sier­tes Bera­tungs­un­ter­neh­men kön­nen wir Sie in allen Fra­gen der Rei­se­kos­ten­op­ti­mie­rung unterstützen.

Wir fin­den inter­es­san­te Poten­tia­le, wo Sie kei­ne vermuten

Nut­zen Sie unse­ren unab­hän­gi­gen Blick von außen

Aus­ge­präg­tes Know-how aus der Pra­xis für die Praxis

Kei­ne Redu­zie­rung von Qua­li­tät und Leistung

Tra­vel Manage­ment geht mit hoher Anspruchs­hal­tung der Rei­sen­den ein­her. Umso wich­ti­ger ist es deren Bedürf­nis­se und Anfor­de­run­gen zu berück­sich­ti­gen. Hier­bei geht es nicht haupt­säch­lich dar­um, mög­lichst güns­tig zu rei­sen, son­dern auch dar­um, die Rei­se mög­lichst auf­wands­arm zu pla­nen, ‑zu buchen und am Ende ‑abzu­rech­nen.

Folg­lich liegt unser Fokus bei der Rei­se­kos­ten­op­ti­mie­rung sowohl auf dem gesam­ten Rei­se­pro­zess, als auch auf den Kon­di­tio­nen der ein­zel­nen Reisedienstleister.

Die größ­ten Hebel in der Rei­se­kos­ten­op­ti­mie­rung lie­gen dabei jedoch im Rei­se­pro­zess. Ange­fan­gen von der Rei­se­pla­nung über die Rei­se­bu­chung, die Rei­se­durch­füh­rung inklu­si­ve deren Rei­sen­eben­kos­ten (z.B. Taxi, Verpflegung/Geschäftsessen, exter­ne WLAN-Kos­ten usw.) bis hin zur Zahlungsabwicklung.

Wie wir Ihnen bei der Reisekostenoptimierung helfen

Als neu­tra­les und spe­zia­li­sier­tes Bera­tungs­un­ter­neh­men unter­stüt­zen wir unse­re Man­dan­ten bei der Ent­wick­lung und Umset­zung von moder­nen Geschäfts­rei­se-Pro­zes­sen, die ein ganz­heit­li­ches Tra­vel Manage­ment Sys­tem abbil­den und weit­ge­hend digi­ta­li­siert ablau­fen. Sol­che End-to-End Pro­zes­se redu­zie­ren nicht nur die Rei­se­pro­zess­kos­ten deut­lich, son­dern auch den Unmut aller Betei­lig­ten bei häu­fig noch manu­ell gepräg­ten, for­mu­lar­ge­stütz­ten Reiseprozessabläufen.

Eine zeit­ge­mä­ße und soli­de Reiserichtlinie/Travel Poli­cy soll­te dabei die Grund­la­ge aller Ent­schei­dun­gen sein. Moder­ne Rei­se­tools und eine ziel­füh­ren­de Mischung geeig­ne­ter Rei­se­dienst­leis­ter sind zudem die Grund­la­ge für einen opti­ma­len Reiseprozess.

Die direk­ten Rei­se­kos­ten wie Flü­ge, Hotel­über­nach­tun­gen und Miet­wa­gen wer­den im Rah­men der Rei­se­kos­ten­op­ti­mie­rung auf die jewei­li­gen Anfor­de­run­gen mit­tels vor­han­de­ner Bench­marks opti­mal verhandelt.

Die Exper­ti­se unse­rer neu­tra­len Tra­vel Manage­ment Bera­ter umfasst dabei fol­gen­de Aspekte:

Auf rein merkantiler Ebene:

Im Über­blick :

Sys­te­ma­ti­sche IST-Ana­ly­se aller bestehen­den Kos­ten­trei­ber bei Geschäftsreisen

  • Bench­mar­king der wich­tigs­ten Para­me­ter mit den bes­ten Lösun­gen im Markt
  • Ent­wick­lung pra­xis­ori­en­tier­ter Rei­se­kon­zep­te zur Opti­mie­rung der Kon­di­tio­nen bei Air­lines, Hotels, Auto­ver­mie­tern, Bahn, Rei­se­bü­ros, Fir­men­kre­dit­kar­ten, Online-Buchungs­sys­te­men, Dienst­leis­tern für Visa-Abwick­lung und Ent­sen­dun­gen, Soft­ware für die Rei­se­ab­rech­nung und aus­sa­ge­fä­hi­ges Repor­ting für Ein­kauf sowie Controlling.
  • Welt­wei­te Opti­mie­rung der Rei­se­e­in­kaufs­kon­di­tio­nen über Län­der­gren­zen hin­weg (Glo­bal Sourcing)
  • Umset­zung der Opti­mie­rungs­kon­zep­te beim Mandanten
  • Pro­jekt­lei­tung stets durch einen lang­jäh­rig erfah­re­nen Tra­vel Manage­ment Berater

Im Detail:

Ein­ge­hen­de Ana­ly­se der IST-Situation

Sys­te­ma­ti­sche Iden­ti­fi­ka­ti­on von Stär­ken- und Schwä­chen im Geschäfts­rei­se-Manage­ment: Bestehen­de Rei­se­richt­li­ni­en, Rei­se­e­in­kauf bei Flug­ge­sell­schaf­ten, Bahn, Hotels, Rent-a-Car, Ser­vice­qua­li­tät und Kos­ten exter­ner Dienst­leis­ter, Online-Buchungs­sys­te­me, Zah­lungs­pro­zes­se, Rei­se­ab­rech­nung, Kos­ten­trans­pa­renz, Repor­ting, Controlling.

► Kos­ten­re­duk­ti­on

Kon­zep­te zur Reduk­ti­on der Flug­kos­ten und der Kos­ten für Bahn­ti­ckets, Hotels, Miet­wa­gen, Rei­se­bü­ro-Ser­vice­ge­büh­ren, Online-Buchungs­ge­büh­ren, Dienst­leis­ter für Visa-Abwick­lung und Entsendungen.

► Rei­se­e­in­kaufs-Pools

Ein­rich­tung von Rei­se­e­in­kaufs-Pools für Man­dan­ten mit ähn­li­cher Rei­se­struk­tur zum gebün­del­ten Rei­se­e­in­kauf für bes­se­re Kon­di­tio­nen durch höhe­re Einkaufsvolumina.

► Glo­bal Sourcing

Bün­de­lung der welt­wei­ten Ein­kaufs­vo­lu­men gro­ßer Unter­neh­men – über Län­der­gren­zen hin­weg – zur Erzie­lung mul­ti­na­tio­na­ler Konditionen.

► Zah­lungs­sys­te­me

Nut­zung der Vor­tei­le von Cor­po­ra­te Cards, Com­pa­ny Cards, Mee­ting Cards und vir­tu­el­len Kre­dit­kar­ten, bei gleich­zei­ti­ger Ver­mei­dung deren Nachteile.

► Fach­ge­rech­te Reise-Ausschreibungen

Bei Air­lines und Air­line-Alli­an­zen, Hotels und Hotel­ket­ten, Miet­wa­gen, Busi­ness Tra­vel Rei­se­bü­ros, Cor­po­ra­te Card Pro­gram­me, Online Boo­king Sys­te­me, Soft­ware zur Reiseabrechnung.

Bei mul­ti­na­tio­na­len Unter­neh­men kön­nen Aus­schrei­bun­gen auch glo­bal durch­ge­führt wer­den, so dass alle aus­län­di­schen Unter­neh­mens­tei­le ein­ge­bun­den wer­den und die erziel­ba­ren Rei­se­kon­di­tio­nen ins­ge­samt vor­teil­haf­ter sind.

► Mehr Trans­pa­renz durch opti­mier­tes Reise-Reporting

Für Rei­se­e­in­kauf, Kos­ten-Con­trol­ling und Umset­zung der Reiserichtlinien

► Rei­se­si­cher­heits-Kon­zep­te

Kon­zept zur Iden­ti­fi­ka­ti­on mög­li­cher Risi­ken für Mit­ar­bei­ter auf Geschäfts­rei­sen und Stra­te­gie zur Sicher­stel­lung einer defi­nier­ten Rei­se­si­cher­heit. Erstel­lung einer Rei­se­si­cher­heits­richt­li­nie, Aus­schrei­bung von geeig­ne­ten Dienst­leis­tern und Tools. Unter­stüt­zung bei der Imple­men­tie­rung sowie Bera­tung bei der Inte­gra­ti­on in Rei­se­bü­ro-Ser­vice und Tool-Lösungen.

► Prä­mi­en­mei­len

Mehr Freiflüge/Upgrades, schnel­le­res Errei­chen des Viel­flie­ger-Sta­tus. Nut­zung durch die Mit­ar­bei­ten­den oder das Unternehmen.

► Rei­se-Pro­zess­op­ti­mie­rung

Digi­ta­li­sie­rung, Buchungs­we­ge online/offline, Zah­lung, Rei­se­ab­rech­nung, Schnitt­stel­len, Ein­bin­dung von sinn­vol­len Kre­dit­kar­ten-Sys­te­men, Daten­trans­fer zwi­schen ein­zel­nen Pro­zess­schrit­ten, Ent­sen­dung von Mit­ar­bei­ten­den in Euro­pa und welt­weit. Reisesicherheit.

► Bench­mar­king

Aus den viel­fäl­ti­gen Rei­se­kos­ten­op­ti­mie­run­gen sind vali­de Bench­mar­king-Daten ver­füg­bar, die zum Ver­gleich der wich­tigs­ten Kos­ten­pa­ra­me­ter eines Man­dan­ten mit bes­ten Lösun­gen im Markt genutzt wer­den kön­nen.  Alle Reis­ebench­marks sind auf eine Grup­pe von Unter­neh­men bezo­gen, die hin­sicht­lich der Unter­neh­mens­grö­ße und Rei­se­struk­tur ver­gleich­bar sind. Die Daten ein­zel­ner Unter­neh­men blei­ben stets streng vertraulich

Reis­ebench­marks sind z.B. ver­füg­bar für

  • Bezahl­te Flug­prei­se: Wie­viel bezahlt der Man­dant für das Flug­ti­cket in den jewei­li­gen Flug­klas­sen und was zahlt eine ver­gleich­ba­re Firmengruppe.
  • Air­line-Ver­trä­ge: Sind die vom Man­dan­ten ver­ein­bar­ten Cor­po­ra­te Rates und Ver­trags­kon­di­tio­nen marktgerecht.
  • Busi­ness Tra­vel Rei­se­bü­ros: Wie hoch sind die Ser­vice­ge­büh­ren und was zah­len ande­re Fir­men für den glei­chen Service.
  • Online-Buchun­gen: Wel­che Rei­se­bu­chungs­sys­te­me wer­den genutzt und stim­men Preis und Leistung.
  • Rei­se­richt­li­ni­en: Sind die bestehen­den Regeln zeit­ge­mäß und wie sind die markt­üb­li­chen Standards.

► Umset­zung der opti­mier­ten Reisekonzepte

Unse­re neu­tra­len Rei­se­kos­ten­be­ra­ter erstel­len nicht nur Rei­se­ana­ly­sen und trag­fä­hi­ge Rei­se­kon­zep­te, son­dern unter­stüt­zen unse­re Man­da­ten auch bei der Umset­zung der opti­mier­ten Rei­se­kon­zep­te im Unter­neh­men, sowohl natio­nal als auch inter­na­tio­nal. Dafür ist das umfas­sen­de Know How und die lang­jäh­ri­ge Füh­rungs­er­fah­rung unse­rer aus­ge­wie­se­nen Tra­vel Manage­ment Bera­ter sowohl bei nam­haf­ten Rei­se­dienst­leis­tern als auch im Geschäfts­rei­se-Manage­ment bei gro­ßen Unter­neh­men von beson­de­rer Bedeutung.

► Trai­ning, Work­shops, Coaching

Auf Wunsch wer­den Trai­nings­pro­gram­me oder Work­shops für Mit­ar­bei­ten­de des Man­dan­ten durch­ge­führt, eben­so wie indi­vi­du­el­le Coa­chings für ver­ant­wort­li­che Funk­ti­ons­trä­ger im Tra­vel Management.

Die mit den Geschäfts­rei­sen ein­her­ge­hen­den admi­nis­tra­ti­ven Pro­zes­se rücken bei vie­len Unter­neh­men immer mehr in den Fokus, da durch den gro­ßen manu­el­len Auf­wand qua­li­fi­zier­te Man­power gebun­den wird- und dadurch unnö­tig hohe Rei­se­pro­zess­kos­ten entstehen.

Hier­von betrof­fen sind ver­schie­de­ne Abtei­lun­gen im Unter­neh­men, die in die Pro­zes­se ein­ge­bun­den sind wie Ein­kauf, Per­so­nal, Rech­nungs­we­sen und Con­trol­ling. Dar­über hin­aus sind auch die Buchungs­stel­len im Unter­neh­men wie Assistent:innen oder Sekre­ta­ria­te eben­so betrof­fen, wie die Rei­sen­den selbst. Zusätz­lich müs­sen auch exter­ne Dienst­leis­ter in die­se Pro­zes­se inte­griert wer­den. Meist sind dies Rei­se­bü­ros, Flug­ge­sell­schaf­ten, Auto­ver­mie­ter, Hotels und Kreditkartenunternehmen.

Hier­bei wer­den fol­gen­de Aspek­te betrachtet:

Ana­ly­se der IST-Prozesse

Sys­te­ma­ti­sche Iden­ti­fi­ka­ti­on von Stär­ken und Schwä­chen bei:

  • Rei­se­richt­li­ni­en
  • Rei­se­pla­nung
  • Rei­se­an­trag und Genehmigung
  • Buchung von Flü­gen, Bahn, Hotels, Miet­wa­gen (offline/online)
  • Ein­bin­dung exter­ner Dienstleister
  • Nut­zung von Kre­dit­kar­ten (zentrale/individuelle Abrechnung)
  • Zah­lung von Rei­se­rech­nun­gen und ggf. Reisevorschüssen
  • Erstel­lung und Prü­fung der Reiseabrechnung
  • Bele­ger­fas­sung
  • Geneh­mi­gung der Reiseabrechnung
  • Aus­zah­lung des Sal­dos an den Mit­ar­bei­ten­den bzw. Einbehalt
  • Kos­ten­trans­pa­renz, Repor­ting und Controlling
  • Bench­mar­king
  • Wo steht der Rei­se­pro­zess des Man­dan­ten im Ver­gleich zu den bes­ten Lösun­gen in ande­ren Unter­neh­men mit ähn­li­cher Rei­se­struk­tur und wie hoch sind die Pro­zess­kos­ten pro Reise?

Konzepte zur Prozessoptimierung bei Geschäftsreisen im Überblick:

► Gestal­tung eines durch­gän­gi­gen digi­ta­len Pro­zes­ses – vom Rei­se­an­trag bis zur Reiseabrechnung

► Schnitt­stel­le zur Betriebs­buch­hal­tung mit auto­ma­ti­sier­tem Datentransfer

► Eli­mi­nie­rung des manu­el­len Reiseprozessaufwands

► Men­gen­re­duk­ti­on der Papierrechnungen

► Nut­zung von inno­va­ti­ven Kreditkartensystemen

► Pro­zess­in­te­gra­ti­on der bevor­zug­ten Buchungs­we­ge online/offline

► Digi­ta­le Rei­se­ab­rech­nung und Genehmigung

► Bele­ger­fas­sung automatisiert

► Ent­sen­dung von Mit­ar­bei­ten­den ins Aus­land und Ein­hal­tung der gesetz­li­chen Vorschriften

► Erhöh­te Kos­ten­trans­pa­renz durch opti­mier­tes Reisereporting

Die Pro­jekt­lei­tung erfolgt in unse­ren Unter­su­chun­gen immer durch einen lang­jäh­rig erfah­re­nen Tra­vel Manage­ment Berater.

Von der Analyse, zum Konzept, bis zur Umsetzung an Ihrer Seite

Opti­mie­rungs­lö­sun­gen zu erar­bei­ten ist ein Stück des Weges; sie auch so zu ver­an­kern, dass der Man­dant den Erfolg der Unter­su­chung letzt­lich auch ein­fährt, ist dann wie­der­um der Ziellauf.

Unse­re neu­tra­len Rei­se­kos­ten­be­ra­ter erstel­len nicht nur Rei­se­ana­ly­sen und trag­fä­hi­ge Rei­se­kon­zep­te, son­dern unter­stüt­zen auch bei der Umset­zung der opti­mier­ten Rei­se­kon­zep­te im Unter­neh­men, sowohl natio­nal als auch international.

Der Schlüs­sel zum Erfolg lau­tet dabei den gesam­ten Rei­se­pro­zess mit allen Betei­lig­ten (intern wie extern) so ver­zahnt auf­zu­set­zen, dass ein mög­lichst effek­ti­ver Wan­del vom Ist- zum Ziel­zu­stand sicher­ge­stellt ist.

Wir hel­fen Ihnen Know-how auf­zu­bau­en bzw. zu ver­tie­fen, um die Kom­ple­xi­tät sowie die Deter­mi­nan­ten der Rei­se­bran­che zu erfas­sen und zu ver­ste­hen. In der Rol­le des fach­kun­di­gen Spar­rings­part­ners erör­tern wir die rele­van­ten The­men­stel­lun­gen mit den han­deln­den Per­so­nen, hin­ter­fra­gen kri­tisch Lösun­gen und Rei­se­kon­zep­te, reflek­tie­ren die­se auf Augen­hö­he und schaf­fen so Raum für neue Ideen und Lösungen.

Vorgehensweise und Mehrwerte unserer neutralen Reisekostenoptimierung

Durch eine umfas­sen­de Rei­se­kos­ten­ana­ly­se, den Ein­satz der erfor­der­li­chen Beschaf­fungs­in­stru­men­te und der Aus­wahl der rich­ti­gen Part­ner las­sen sich Ein­spa­run­gen im zwei­stel­li­gen Pro­zent­be­reich realisieren.

Im Fol­gen­den ist die Vor­ge­hens­wei­se unse­rer neu­tra­len Rei­se­kos­ten­op­ti­mie­rung im kurz gefass­ten Über­blick dargestellt:

Nach Man­dats­er­tei­lung wird der gesam­te Rei­se-Pro­zess auf­ge­nom­men und geprüft, von der Rei­se­pla­nung über die Rei­se­bu­chung, die Bezah­lung, die Durch­füh­rung der Rei­se, die Abrech­nung bis hin zum Repor­ting und sodann zei­gen unse­re Rei­se­kos­ten­be­ra­ter anhand eigens ent­wi­ckel­ter Reis­ebench­marks vor­han­de­ne Ein­spa­rungs- und Ver­bes­se­rungs­po­ten­zia­le auf.

Wel­che Berei­che hier­bei im Detail durch unse­re Rei­se­kos­ten­be­ra­ter betrach­tet wer­den ent­neh­men Sie bit­te der wei­ter oben ange­führ­ten Aufstellung.

Gemein­sam erar­bei­ten unse­re Tra­vel Manage­ment Bera­ter mit Ihnen unter Ein­bin­dung aktu­el­ler Lösun­gen (z.B. Online Boo­king Engi­ne; End-to-End-Lösun­gen; Rei­se­kos­ten­ab­rech­nungs­sys­te­me) und der vor­han­de­nen IT-Land­schaft ein pas­sen­des fach­li­ches- und tech­ni­sches Ziel­kon­zept. Die Details des zu unter­su­chen­den/-opti­mie­ren­den Geschäfts­rei­se­pro­zes­ses ent­neh­men Sie bit­te der zuvor ange­führ­ten Aufstellung.

Bei der Aus­wahl des geeig­ne­ten Tra­vel Manage­ment-Part­ners, wie z. B. Rei­se­bü­ros, Online Boo­king Engi­nes, das Rei­se­kos­ten­ab­rech­nungs­tools, End-to-End-Sys­te­me oder Bezahl­lö­sun­gen, pro­fi­tie­ren Sie von der lang­jäh­ri­gen Erfah­rung und Fach­kun­de unse­rer neu­tra­len Rei­se­kos­ten Bera­ter. Auf Basis eines gemein­sam auf­ge­stell­ten Anfor­de­rungs­ka­ta­logs und mit Hil­fe eines qua­li­fi­zier­ten Aus­schrei­bungs- und Bewer­tungs­ver­fah­rens son­die­ren unse­re Tra­vel Manage­ment Bera­ter den Markt und ermit­teln den geeig­ne­ten Rei­se­dienst­leis­ter und/oder das pas­sen­de Tra­vel Manage­ment System.

Mit­tels Bench­mar­king kön­nen unse­re Tra­vel Manage­ment Bera­ter den Ziel­kor­ri­dor (quan­ti­ta­ti­ve und qua­li­ta­tiv) im Vor­feld bezif­fern und so ziel­ge­rich­tet agie­ren. Dabei grei­fen sie auf die Ergeb­nis­se vor­he­ri­ger Ana­ly­sen und/oder Bran­chen­wer­te zu, die anony­mi­siert in der Bench­mark-Daten­bank hin­ter­legt wurden.

Gleich­zei­tig prü­fen unse­re neu­tra­len Rei­se­kos­ten­be­ra­ter auch immer rou­ti­ne­mä­ßig ob es ggf. für die Ziel­set­zun­gen des jewei­li­gen Man­dan­ten pro­bat sein könn­te, ihn ggf. in einen Rei­se­e­in­kaufs­pool auf­zu­neh­men oder ggf. auch ein Glo­bal-Sourcing vorzunehmen.

Eine pro­fes­sio­nel­le Vor­be­rei­tung und Durch­füh­rung der Aus­schrei­bung sind dabei von ent­schei­den­der Bedeu­tung. Unse­re Erfah­run­gen zei­gen, dass die durch unse­re neu­tra­len Tra­vel Manage­ment Bera­ter durch­ge­führ­ten Aus­schrei­bun­gen immer mit einer Ver­bes­se­rung von Preis- und/oder Leis­tun­gen einhergehen.

Unse­re neu­tra­len Rei­se­kos­ten­op­ti­mie­rer unter­stüt­zen unse­re Man­da­ten auch bei der Umset­zung der opti­mier­ten Rei­se­kon­zep­te im gesam­ten Unter­neh­men. Dafür ist die umfas­sen­de Exper­ti­se und die lang­jäh­ri­ge Füh­rungs­er­fah­rung unse­rer aus­ge­wie­se­nen Rei­se­kos­ten-Bera­ter sowohl bei nam­haf­ten Rei­se­dienst­leis­tern als auch im Geschäfts­rei­se-Manage­ment bei gro­ßen Unter­neh­men von beson­de­rer Bedeutung.

Reisekostenoptimierung mit costconsult: Ihre Vorteile auf einen Blick

mehr als 20 jäh­ri­ge fach­li­che Exper­ti­se im Bereich Rei­se­kos­ten­op­ti­mie­rung und lang­jäh­ri­ge Füh­rungs­er­fah­rung unse­rer aus­ge­wie­se­nen Tra­vel Manage­ment Bera­ter sowohl bei nam­haf­ten Rei­se­dienst­leis­tern als auch im Geschäfts­rei­se-Manage­ment bei gro­ßen Unternehmen.

Mana­gen heißt machen. Unser Ziel ist es Sie bes­ser zu machen. Daher par­ti­zi­pie­ren Sie an dem hohen Spe­zia­li­sie­rungs­grad und der Neu­tra­li­tät unse­rer unab­hän­gi­gen Reisekostenberater.

Wir sind in allen Fra­gen der Rei­se­kos­ten­op­ti­mie­rung Ihr neu­tra­ler Tra­vel Manage­ment-Bera­ter. Wir machen Zustand und Kos­ten der Ein­zel­bau­stei­ne als auch der damit ein­her­ge­hen­den Rei­se­pro­zes­se trans­pa­rent, ver­bes­sern Ihre Ent­schei­dungs­grund­la­ge mit prä­zi­sen Daten/Werten, imple­men­tie­ren Abwick­lungs- und Steue­rungs­sys­te­me und opti­mie­ren so Cash­flow und Res­sour­cen­ein­satz. Wir fin­den die rich­ti­gen Rei­se­dienst­leis­ter und Tools und ver­zah­nen so die tech­ni­sche und kauf­män­ni­sche Sicht für mehr ROI und Performance.

Erfolgs­ab­hän­gi­ge Ver­gü­tung: Sie tra­gen kein Risi­ko, da Bezah­lung nur bei Erfolg geschieht. Gelingt es uns also nicht, Ihre Rei­se­kos­ten zu opti­mie­ren, dann müs­sen Sie uns auch kei­ne Ver­gü­tung zahlen.

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Haben wir Ihr Inter­es­se bzgl. einer Rei­se­kos­ten­op­ti­mie­rung geweckt?

Dann nut­zen Sie ger­ne unser Kon­takt­for­mu­lar für ein ers­tes Ken­nen­lern­ge­spräch via Zoom-Meeting.

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