In der aktu­el­len Covid-19 Pan­de­mie und Kri­se, liegt das Augen­merk des IT Manage­ments in fast allen Orga­ni­sa­tio­nen auf der Sta­bi­li­sie­rung der Infra­struk­tur, die mit der Aus­stat­tung für zuneh­men­des mobi­les und vir­tu­el­les Arbei­ten ein­her­ge­hen muss. Dazu kommt, dass die Sicher­heits­me­cha­nis­men an die neue Situa­ti­on ange­passt und opti­miert wer­den müs­sen.

Die gesam­te wirt­schaft­li­che Situa­ti­on erfor­dert zusätz­lich und drin­gend rasche, nach­hal­ti­ge und ein­fach zu rea­li­sie­ren­de Kos­ten­op­ti­mie­run­gen. Nicht nur in der IT, aber auch dort. Wir haben daher unse­re Leis­tun­gen zur Sen­kung von Ser­ver­li­zenz­kos­ten in vir­tua­li­sier­ten Umge­bun­gen (Lizen­zen und War­tung) und all­ge­mei­ner IT-Kos­ten neu struk­tu­riert, um einen hohen Kos­ten­an­teil in kur­zer Zeit wirk­sam und nach­hal­tig ein­zu­spa­ren. Die­se Leis­tung bie­ten wir in einem erfolgs­ba­sier­ten Modell an, sodass initi­al kei­ne Liqui­di­tät auf­ge­wen­det wer­den muss, um die Ein­spar­po­ten­zia­le zu iden­ti­fi­zie­ren und umzu­set­zen. Wir kon­zen­trie­ren uns dabei auf die Ein­spar­po­ten­zia­le, die mit gerin­gem Auf­wand und zeit­lich rasch zu rea­li­sie­ren sind. Um die Ein­spa­run­gen nach­hal­tig eta­blie­ren zu kön­nen, müs­sen eini­ge IT-Struk­tu­ren anschlie­ßend nach unse­rer Anlei­tung ange­passt wer­den.

Über die Mög­lich­kei­ten hin­aus, erschlie­ßen wir durch unse­re hoch spe­zia­li­sier­ten Ana­ly­se­mög­lich­kei­ten Poten­zia­le, die dau­er­haft wir­ken, zusätz­lich und jen­seits von initi­al sicher­lich hilf­rei­chen Kos­ten­ver­la­ge­run­gen in die Zukunft.

 

Soft­ware­kos­ten sind kom­plex und stel­len ein hohes Poten­ti­al zur Kos­ten­re­duk­ti­on dar

Soft­ware­kos­ten ste­hen im Ruf, eine kom­pli­zier­te Mate­rie zu sein und vie­le wei­te­re IT-Kos­ten­blö­cke haben es eben­falls geschafft sich einen Ruf zu schaf­fen, der sie bis­her vor all­zu ambi­tio­nier­ten Opti­mie­rungs­ver­su­chen schützt. Betrach­tet man ins­be­son­de­re die Soft­ware­kos­ten dif­fe­ren­zier­ter, so lässt sich ein sau­ber abge­grenz­ter Bereich iden­ti­fi­zie­ren, der ein­fach, schnell und nach­hal­tig und mit rela­tiv über­schau­ba­rem Auf­wand opti­miert wer­den kann. Die Anwen­der sind nicht direkt betrof­fen und mer­ken i. d. R. nichts von den Ände­run­gen. Es han­delt sich dabei um die im eige­nen Rechen­zen­trum oder in der Cloud genutz­ten rei­nen Ser­ver­li­zen­zen. Dies sind meist auch noch die kos­ten­in­ten­sivs­ten Lizen­zen, die in Unter­neh­men heu­te ein­ge­setzt wer­den. Um die­se Poten­zia­le zu ent­de­cken und zu berech­nen, ist umfas­sen­des Fach­wis­sen und Erfah­rung not­wen­dig und aus­schließ­lich wir von cos­t­con­sult bie­ten die­se Leis­tung in Deutsch­land an.

Unse­re Ergeb­nis­se und Maß­nah­men befin­den sich dabei immer ein­deu­tig inner­halb aller Gren­zen, der vom Her­stel­ler vor­ge­ge­be­nen Lizenz-Metri­ken und sind ohne jeden Zwei­fel recht­lich ein­wand­frei.

Wir nut­zen alle Mög­lich­kei­ten, die die Soft­ware­her­stel­ler zur Ermitt­lung des Lizenz­be­darfs anbie­ten und über­prü­fen dabei vor allem die Alter­na­ti­ven, die im täg­li­chen Rechen­zen­trums­be­trieb nor­ma­ler­wei­se nicht in Betracht gezo­gen wer­den, da Sie die Fle­xi­bi­li­tät ein­schrän­ken. Dies lässt sich ver­glei­chen mit einem Ange­bot für ein Grup­pen­ti­cket in öffent­li­chen Ver­kehrs­mit­teln und der Mög­lich­keit alle die am sel­ben Tag zum sel­ben Ort rei­sen müs­sen, mit Ein­zel­fahr­schei­nen aus­zu­stat­ten. Jen­seits aller Bestre­bun­gen des tech­nisch aus­ge­feil­tes­ten Ser­ver­be­triebs, fin­den wir durch unse­re neu­ar­ti­gen visua­li­sier­ten Ana­ly­sen, oft­mals Hin­wei­se auf wei­te­re hohe Ein­spar­mög­lich­kei­ten bei den klas­si­schen Hard­ware­the­men.

 

Wel­che Ein­spa­run­gen sind mög­lich?

Die poten­zi­el­le Höhe der Ein­spa­run­gen hängt direkt vom Volu­men der ein­ge­setz­ten Soft­ware ab. Im Zuge der gera­de momen­tan wei­ter zuneh­men­den Digi­ta­li­sie­rung, sind mitt­ler­wei­le alle Bran­chen von Soft­ware durch­drun­gen. Im Focus unse­rer Ana­ly­se ste­hen im Wesent­li­chen hoch­prei­si­ge Ser­ver-Lizen­zen wie z. B. bei Daten­ban­ken oder App­li­ca­ti­on Ser­vern. Nicht unge­wöhn­lich sind schon im Mit­tel­stand Ein­spar­po­ten­zia­le im signi­fi­kan­ten 6‑stelligen Euro Bereich. Im Kon­zern­um­feld hin­ge­gen sind zwei­stel­li­ge Mil­lio­nen­be­trä­ge kei­ne Sel­ten­heit.

Wie hoch ist die Wahr­schein­lich­keit, dass das auch auf mein Unter­neh­men zutrifft?
Bei etwa 70% aller Unter­neh­men, die wir in der Ver­gan­gen­heit unter­sucht haben, konn­ten wir signi­fi­kan­te Ein­spa­run­gen pro­jek­tie­ren. Dabei kom­men alle Unter­neh­men aller Bran­chen infra­ge, die Vir­tua­li­sie­rungs­tech­no­lo­gien im Ser­ver­um­feld ein­set­zen. Dies dürf­ten heu­te etwa 90% aller Unter­neh­men in Euro­pa sein. Ab etwa 80–100 vir­tu­el­len Ser­vern, unab­hän­gig von der ein­ge­setz­ten Hard­ware­tech­no­lo­gie, tre­ten in der Regel Effek­te auf, die dazu füh­ren, dass alter­na­ti­ve Hand­lungs­op­tio­nen bei der Lizenz­bi­lan­zie­rung grei­fen und genü­gend Gewicht bekom­men. Wir haben bereits signi­fi­kan­te Effek­te in Unter­neh­men mit weni­ger als 100 Mit­ar­bei­tern, die aber schon 80 vir­tu­el­le Ser­ver betrie­ben haben, ana­ly­siert und rea­li­siert. Auch wenn bereits Ser­ver­wor­kload in die Cloud ver­la­gert wur­de, kann oft bei den Lizenz­kos­ten noch sehr deut­lich opti­miert wer­den, selbst wenn dort Miet­li­zen­zen genutzt wer­den. Gart­ner sta­tu­iert bereits in der im Novem­ber 2019 ver­öf­fent­li­chen Rese­arch Ana­ly­se: Adress Shelf­wa­re and Redu­ce Soft­ware Main­ten­an­ce Cos­ts by Up to 50 % With The­se Often Over­loo­ked Best Prac­ti­ces hohe Ein­spar­po­ten­zia­le, die wir noch um die Poten­zia­le aus der Lizenz­ef­fi­zi­enz-Opti­mie­rung  – also per­fekt getarn­te Shelf­wa­re – erwei­tern.

 

Wie funk­tio­niert das? Was müs­sen wir tun?

Vor­ge­hens­wei­se und Ange­bot sind auf Schnel­lig­keit und Ein­fach­heit aus­ge­legt. Zu Beginn benö­ti­gen wir nur ein paar tech­ni­sche Daten über Ihre Ser­ver­land­schaft und der dar­auf ein­ge­setz­ten Soft­ware. Die­se Daten müs­sen grund­sätz­lich im Unter­neh­men ver­füg­bar sein, sonst könn­ten die Com­pli­an­ce­an­for­de­run­gen der Soft­ware­her­stel­ler nicht erfüllt wer­den und nach einem Audit der Soft­ware­her­stel­ler wären hohe Nach­zah­lun­gen fäl­lig. Soll­te es aber wie­der­erwar­ten zu Daten­lü­cken oder Inkon­sis­ten­zen kom­men, kön­nen wir aus­hel­fen und Tech­no­lo­gie bereit­stel­len, die die­se Lücken auf die schnellst­mög­li­che Art fül­len. Im Nor­mal­fall soll­te der inter­ne Auf­wand, die­se Daten für uns bereit­zu­stel­len, 4–6 Stun­den nicht über­stei­gen. Eine detail­lier­te Anlei­tung dar­über, wel­che Daten benö­tigt wer­den, stel­len wir gern zur Ver­fü­gung. Grund­sätz­lich muss kei­ne Soft­ware in ihrem Unter­neh­men instal­liert wer­den. Wir brau­chen kei­ne detail­lier­ten Infor­ma­tio­nen über die im Unter­neh­men vor­han­den Lizen­zen, ein gro­ber Über­blick ist aus­rei­chend. Wir brau­chen auch kei­nen Zugriff auf die Ver­trä­ge mit den Soft­ware­her­stel­lern.

Die tech­ni­schen Daten wer­den von uns ana­ly­siert und poten­zi­el­le Maß­nah­men zur Kos­ten­sen­kung simu­lie­ren wir tool­ge­stützt, um zu belast­ba­ren Vor­schlä­gen für Ein­spar­mög­lich­kei­ten zu gelan­gen. Nach rund 2 Wochen erhal­ten Sie von uns als Ergeb­nis die­ser Ana­ly­se, die maxi­mal erreich­ba­ren Ein­spar­po­ten­zia­le, zusam­men mit einer Abschät­zung, wie viel aus die­sen Poten­zia­len tat­säch­lich mit wel­chen Auf­wän­den geho­ben wer­den kann.

Bis zu die­sem Zeit­punkt sind kei­ne exter­nen Kos­ten oder irgend­wel­che Ver­pflich­tun­gen für das Unter­neh­men ent­stan­den. Wenn die detail­lier­ten Zah­len und Maß­nah­men offen­ge­legt wer­den sol­len, schlie­ßen wir vor­ab eine Ver­ein­ba­rung über unser erfolgs­ba­sier­tes Hono­rar. Die noch unab­ge­stimm­ten Maß­nah­men wer­den anschlie­ßend mit der IT-Abtei­lung bespro­chen und an die inter­nen Gege­ben­hei­ten ange­passt. Dann kann eine abschlie­ßen­de Simu­la­ti­on der zukünf­ti­gen Soft­ware­nut­zung und der dar­aus resul­tie­ren­den Ein­spa­run­gen erfol­gen, die auch die Basis unse­rer Hono­rarkal­ku­la­ti­on bil­den.

Falls not­wen­dig oder gewünscht kann das gesam­te Pro­jekt über Online­mee­tings und /oder Tele­fon­kon­fe­ren­zen erfol­gen, sodass Rei­sen ver­mie­den und „Social Distancing“ ein­ge­hal­ten wer­den kön­nen.

 

Wie schnell wir­ken die Maß­nah­men?

Die von uns pro­jek­tier­ten initia­len Maß­nah­men sind in der Regel risi­ko­frei und mit gerin­gem Auf­wand unmit­tel­bar umsetz­bar und ver­rin­gern den Lizenz­be­darf, ohne die Leis­tun­gen für die Anwen­der ein­zu­schrän­ken. Bei gerin­ge­rem Lizenz­be­darf sin­ken auch die War­tungs­kos­ten für die Soft­ware. Die jetzt über­zäh­li­gen Lizen­zen kön­nen unmit­tel­bar ver­äu­ßert wer­den – der Han­del mit Gebraucht­li­zen­zen ist mitt­ler­wei­le gut stan­dar­di­siert und durch genü­gend Urtei­le recht­lich abge­si­chert. Durch das Absto­ßen der über­zäh­li­gen Lizen­zen wer­den nicht nur lang­fris­tig Kos­ten gesenkt, son­dern es wird dem Unter­neh­men kurz­fris­tig Liqui­di­tät zuge­führt. Gart­ner beschreibt die Mög­lich­kei­ten Lizen­zen auf dem Gebraucht­markt zu ver­äu­ßern zusam­men mit einer Lis­te der Markt­teil­neh­mer in dem bereits erwähn­ten Rese­arch Bericht: Adress Shelf­wa­re and Redu­ce Soft­ware Main­ten­an­ce Cos­ts by Up to 50% With The­se Often Over­loo­ked Best Prac­ti­ces vom 29.11.2019.

War­tungs- oder Rah­men­ver­trä­ge wie z.B. das Micro­soft Enter­pri­se Agree­ment (EA) oder auch der neue Micro­soft Kun­den­ver­trag kön­nen i .d. R. ein­mal jähr­lich ange­passt wer­den. Lie­gen Ein­spar­po­ten­zia­le bei ver­schie­de­nen Her­stel­lern vor, so ist die sta­tis­ti­sche Wahr­schein­lich­keit bereits hoch, dass die ers­ten War­tungs­ver­trä­ge bereits inner­halb der ers­ten 3–4 Mona­te nach Pro­jekt­be­ginn wirk­sam in Ihren Kos­ten gesenkt wer­den kön­nen. Wei­te­re Ver­trä­ge mit ande­ren Her­stel­lern wer­den in den Mona­ten danach fäl­lig, sodass eine Anpas­sung an den neu­en Betriebs­zu­stand mög­lich wird. Meis­tens sind nach 8–10 Mona­ten alle War­tungs­ver­trä­ge ange­passt und auf dem nied­rigs­ten mög­li­chen Kos­ten­le­vel.

Von die­sen Anpas­sun­gen kann Ihr Unter­neh­men nun Jahr für Jahr pro­fi­tie­ren, wenn eini­ge zen­tra­le Regeln der Betriebs­füh­rung im Rechen­zen­trum so ver­än­dert wer­den, dass die Maß­nah­men nach­hal­tig wir­ken kön­nen.

 

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Bild: Manu­el Geis­sin­ger von Pexels