Underwater

Verlagsgruppe in Hamburg

Aufgabe

Optimierung und Neuordnung der Kosten für die Bereiche Gebäudereinigung (bestehend aus Glas- und Unterhaltsreinigung), Personalgestellung und Wäscheservice

Besonderheit 

In den Objekten werden drei Reinigungsunternehmen eingesetzt. Ferner wird der Wäscheservice für den hauseigenen Küchenbereich sowie die Personalgestellung von einem Dienstleister durchgeführt.

Ist-Situation

costconsult hat die kompletten Unterlagen wie alle Leistungsverzeichnisse, Rechnungen sowie Dienstleistungsverträge gesichtet und neu strukturiert. Ferner wurden Gespräche mit einigen Mitarbeitern geführt, um festzustellen, wie das Unternehmen „tickt“. 

Anschließend wurden stichprobenartig einige Flächen neu aufgemessen um festzustellen, ob diese mit den angegebenen Flächen übereinstimmen. Da diese Stichprobe bereits Abweichungen aufwies, hat costconsult nach Absprache mit dem Kunden entschieden, alle Liegenschaften auf eigenes Zeit- und Kostenrisiko komplett aufzumessen. Um den laufenden Betrieb nicht zu stören, wurden diese Arbeiten jeweils in den frühen Morgenstunden durchgeführt. 

Aus den so gewonnenen Daten wurde ein detailliertes Raumbuch und ein optimiertes Leistungsverzeichnis mit unveränderten Reinigungsintervallen für jedes Objekt erstellt.

Ausschreibung

Mit den erhobenen bzw. aufgemessenen Daten war costconsult nun in der Lage, eine bedarfsgerechte Ausschreibung durchzuführen. Der Anbieterkreis wurde im Rahmen einer neutralen Präqualifikation ermittelt und mit dem Kunden abgestimmt. Ziel war es u. a. die Anzahl der Lieferanten zu reduzieren und weiterhin mindestens zwei Anbieter auszuwählen.

Auswertung

Nach Eingang der Angebote wurden diese zunächst auf Plausibilität und Ausführbarkeit geprüft. Ferner wurde dem Kunden mit Hilfe von Bewertungskriterien ein Instrument an die Hand gegeben, um eine objektive Auswahl für die Einladung zu einer Lieferantenpräsentation zu treffen. Anhand dieser Entscheidungsgrundlage hat sich der Kunde für zwei neue Anbieter entschieden.

Kundenstatement

„(…) Dank der transparenten Ausarbeitungen war unser zeitlicher Aufwand gering und es fiel uns leicht, die richtige Entscheidung zu treffen. (…)“

Projektdauer

ca. 7 Monate inkl. Wartezeiten und Komplettaufmaß der gesamten Objekte

 

Zahlen/Fakten

Einsparung von rund 28,6% p.a. in den Bereichen Gebäudereinigung, Personalgestellung und Wäscheservice